Rasanya Jadi Sekretaris Organisasi Itu Sesuatu

Image: pexels

Posisi jabatan apa saja yang sudah pernah kamu jalani selama berkecimpung di organisasi? Apa kamu senang dan mampu bertanggung jawab di setiap posisi yang dibebankan kepada mu?

Jabatan tertinggi di organisasi tentu saja dipegang oleh ketua yang berhak mengatur dan membawa kemana arah organisasi serta mampu menjadikan organisasi yang dipimpinnya lebih baik dan semakin dikenal banyak orang. Meski berperan sebagai ketua organisasi yang dituntut untuk membawa nama organisasi menjadi lebih baik, namun juga ada peran pengurus lain yang membantu memaksimalkan ketua organisasi.

Yap! sekretaris, merupakan posisi yang paling seing dihubungi dan dimintai berkas apapun oleh ketua ataupun dari pendamping organisasi. Hampir semua hal yang berkaitan dengan persuratan, berkas-berkas hingga catatan mulai dari yang penting hingga yang sepele menjadi tanggung jawab sekretaris untuk selalu dimanage dengan baik.

Nah menyambung dengan pengalaman, saya di kampus mengikuti organisasi himpunan di program studi yang saya pilih yaitu Farmasi. Periode 2018/2019 kemarin saya menjabat sebagai sekretaris. Sebenarnya bukan sekretaris utama, akan tetapi lebih pada sekretaris yang diminta untuk membantu dan mendampingi sekretaris pertama yang notabene nya masih semester 3 pada saat itu. Dari situ, dimulailah jabatan saya sebagai sekretaris himpunan.

Rasanya bagaimana menjadi sekretaris himpunan?

Sayangnya, selama 3-4 bulan pertama tidak bisa menikmati posisi jabatan itu sebagai sekretaris. Iyaa. . . . bukan karena tak mau bertanggung jawab dengan posisi yang ada di pundakku. Tetapi pada saat itu ada something wrong yang terjadi sehingga membuatku off dari organisasi untuk sementara waktu. Mulai bulan ke 4-5 periode organisasi, barulah mulai aktif dan sedikit demi sedikit bertanggung jawab dan berkecimpung di organisasi sebagai sekretaris.

Hingga saat himpunan akan mengajukan surat permohonan untuk dikirimkan organisasi tingkat nasional, peran sebagai sekretaris itu benar-benar terasa. Hiruk pikuk semua hal telah dimulai, fokus kuliah terkadang sedikit buyar, selalu dibayangi dengan deadline dan tuntutan-tuntutan lain yang masih belum ada kelanjutannya. Dari situlah mulai belajar sedikit demi sedikit hal-hal baru, memanage sifat yang sebelumnya masih jarang dilakukan dan berusaha menjadi orang yang teliti.

Bukan tanpa alasan, keinginanku menjadi sekretaris itu memang usulan dari salah satu pengurus pada waktu itu. Namun dari diri sendiri juga ada keinginan untuk berkecimpung di bagian sekretaris himpunan untuk tahu lebih lanjut dan lebih dalam mengenai organisasi yang saat itu sedang aku jalani. Waktu itu yang ada dipikiran hanya "bagaimana aku bisa memaksimalkan diri ketika menjadi bagian dari himpunan ini, dan aku tidak mau pensiun dari organisasi tanpa memiliki something yang bisa aku terapkan selanjutnya".

Dan alhasil, jadilah saya yang sekarang. Ketika akan purna tugas sebagai sekretaris, sudah memiliki something yang sebelumnya belum aku miliki ketika belum menjadi sekretaris. Ada yang penasaran? Whehehe, lagian siapa jugaa yang mau menyempatkan membaca tulisan seperti ini..... Tapi baiklah tetap akan saya tulis, siapa tahu masih ada yang ingin membaca tulisan ini.

Fokus dengan satu tanggung jawab

Dibebani tugas yang cukup lumayan, terkadang membuat bingung pikiran bagaimana cara menyelesaikan semua deadline dengan tepat waktu dan rapi. Nah dari situ mulai mengancang-ancang deadline mana yang sebaiknya segera diselesaikan, dan tuntaskan satu deadline itu hingga selesai baru deadline selanjutnya. Karena jika semuanya dicicil bersamaan, justru membuat bingung mana yang sudah hampir finishing dan berkas mana yang baru diutek-utek sedikit. Jadi, "Fokuslah pada apa yang sedang dijalani dan berkomitmenlah untuk menyelesaikannya dengan maksimal hingga akhir."

Tidak tergesa-gesa

Meski dituntut dengan deadline, tapi jangan sampai melakukannya dengan terburu-buru dan mengerjakan secara dadakan. Manage waktu dengan mulai mencicil jauh-jauh hari akan lebih baik dan hasil yang dikerjakan juga minim akan kesalahan fatal. Dan alhamdulillah, karena saya termasuk salah satu orang yang tidak suka mengerjakan sesuatu serba dadakan. Jadi ketika diberi tanggng jawab, sudah ada persiapan jauh hari agar ketika diminta berkas sudah hampir selesai.

Orang yang teliti

Menghandle berkas penting organisasi tidak bisa disepelekan begitu saja. Karena bisa saja suatu saat akan dibutuhkan atau karena suatu hal akan dijadikan bukti pertanggung jawaban dalam organisasi. Untuk itu, dari sekretaris ini saya mulai belajar menjadi lebih teliti. Tidak hanya mengurusi berkas, tetapi juga mengenai penulisan. Tanpa disadari, banyak sekali tulisan-tulisan typo yang terkadang sampai parah. Padahal merupakan berkas yang bisa dibilang cukup penting dan jika terjadi kesalahan akan berdampak buruk bagi citra organisasi itu sendiri.

Apapun posisi jabatan ketika berorganisasi jadilah orang yang bertanggung jawab dan berkomitmen penuh terhadap organisasi. Karena impact dari berorganisasi itu akan terasa manfaatnya saat di dunia kerja atau bertemu dan berinteraksi dengan orang-oang baru.
~Sekian. . . ~